BAG-Urteil 2022 und die Zeiterfassungspflicht: Was Arztpraxen jetzt wissen müssen

Inhalt

• Was hat das BAG 2022 entschieden?
• Was bedeutet das konkret für Arztpraxen?
• Welche Systeme sind zulässig?
• Typische Fehler bei der Umsetzung
• Was Workplan.Digital erfüllt – und was nicht erfüllt werden muss
• Häufig gestellte Fragen
• Fazit

Am 13. September 2022 erließ das Bundesarbeitsgericht (BAG) ein Grundsatzurteil, das für Schlagzeilen sorgte: Arbeitgeber sind bereits nach geltendem deutschen Recht dazu verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Beschäftigten systematisch zu erfassen. Das Urteil betrifft nicht nur große Unternehmen, sondern ausdrücklich alle Arbeitgeber – also auch Arztpraxen, Zahnarztpraxen, Therapiezentren und MVZ.

Viele Praxisinhaber haben das Urteil zur Kenntnis genommen, aber noch keine konsequenten Schritte unternommen. Das ist riskant. In diesem Artikel erklären wir, was das BAG genau entschieden hat, welche Anforderungen sich daraus ergeben und wie Arztpraxen die Pflicht pragmatisch und rechtssicher erfüllen können.

Was hat das BAG 2022 entschieden?

Das Bundesarbeitsgericht hat in seinem Beschluss vom 13.09.2022 (Az. 1 ABR 22/21) festgestellt, dass § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG Arbeitgeber bereits heute dazu verpflichtet, ein System einzurichten, mit dem die von Arbeitnehmern geleisteten Arbeitszeiten erfasst werden können.

Entscheidend daran: Das Gericht stützte sich nicht auf ein noch kommendes Gesetz, sondern auf das bereits geltende Arbeitsschutzgesetz. Die Verpflichtung besteht also schon jetzt – unabhängig davon, ob der Gesetzgeber noch ein eigenes Arbeitszeiterfassungsgesetz verabschiedet.

Was das Urteil nicht festlegt: die genaue Form des Systems. Das BAG spricht von einer Erfassung, die objektiv, verlässlich und zugänglich ist. Ob das per App, Zeiterfassungsgerät, Stechuhr oder anderem System geschieht, ist dem Arbeitgeber überlassen – solange die Aufzeichnungen manipulationssicher und nachvollziehbar sind.

„Der Arbeitgeber ist nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG verpflichtet, ein System einzuführen und zu verwenden, mit dem die von den Arbeitnehmern geleistete Arbeitszeit erfasst werden kann."
Bundesarbeitsgericht, Beschluss vom 13.09.2022, 1 ABR 22/21

Was bedeutet das konkret für Arztpraxen?

Für Arztpraxen ergeben sich aus dem Urteil und dem geltenden Recht mehrere konkrete Anforderungen:

1. Erfassung von Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit
Jede Arbeitsstunde muss dokumentiert sein – Anfang, Ende und alle Pausen. Eine reine Erfassung der Gesamtstunden reicht nicht.

2. Nachvollziehbarkeit und Manipulationsschutz
Handschriftliche Zettel, die nachträglich ohne Nachweis geändert werden können, sind problematisch. Digitale Systeme müssen Änderungen protokollieren und dokumentieren.

3. Aufbewahrungspflicht
Nach § 17 Abs. 1 MiLoG müssen Arbeitszeitnachweise mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden. Das gilt auch für Minijobbende und geringfügig Beschäftigte – eine Gruppe, die in Arztpraxen häufig vertreten ist.

4. Einsichtsrecht der Mitarbeitenden
Beschäftigte haben das Recht, ihre eigenen Zeitnachweise einzusehen. In einem papierbasierten System ist das oft unpraktisch; digitale Systeme lösen das automatisch.

5. Pflicht auch für Teilzeit und Minijobbende
Die Aufzeichnungspflicht greift unabhängig vom Beschäftigungsumfang. Arztpraxen, die häufig Teilzeitkräfte und 450-Euro-Kräfte beschäftigen, müssen für alle eine rechtssichere Erfassung sicherstellen.

Welche Systeme sind zulässig?

Das Gesetz schreibt keine konkrete Technologie vor. Zulässig sind grundsätzlich:

• Digitale Zeiterfassungssoftware (App, Browser, SaaS)
• Stempeluhren und Terminals (elektronisch oder mit Chipkarte)
• Tabellen – sofern Änderungen nachvollziehbar protokolliert werden und das System nicht einfach manipulierbar ist
• Papierzettel – rechtlich möglich, aber in der Praxis kaum belastbar, da Manipulationsschutz fehlt

In der Praxis bedeutet das: Wer mit Excel oder Papier arbeitet, muss im Streitfall beweisen können, dass die Aufzeichnungen korrekt und unveränderlich sind. Das ist mit diesen Mitteln kaum möglich.

Digitale Systeme wie Workplan.Digital protokollieren jede Buchung mit Zeitstempel und Benutzer – inklusive aller nachträglichen Korrekturen. Das schafft die Revisionssicherheit, die Gerichte erwarten.

Typische Fehler bei der Umsetzung

Viele Praxen, die auf Zeiterfassung umstellen, machen einen oder mehrere dieser Fehler:

Fehler 1: Nur Gesamtstunden erfassen
Manche Systeme – besonders einfache Excel-Lösungen – erfassen nur die Summe der Wochenstunden. Das reicht nicht. Gerichte verlangen Anfang, Ende und Pausen für jeden Arbeitstag.

Fehler 2: Mitarbeitende tragen selbst ein, ohne Kontrolle
Self-Reporting ohne Vier-Augen-Prinzip ist anfällig für Fehler und rechtlich schwach. Eine gute Lösung ermöglicht es Mitarbeitenden, Zeiten einzutragen – und der Praxisleitung, diese zu prüfen und zu genehmigen.

Fehler 3: Kein Prozess für vergessene Buchungen
Was passiert, wenn eine MFA morgens vergessen hat zu stempeln? Ohne definierten Korrekturprozess entstehen Lücken in der Dokumentation. Mit Workplan.Digital können Mitarbeitende Korrekturen beantragen, die dann von der Leitung freigegeben werden – mit vollständiger Protokollierung.

Fehler 4: Daten nicht archiviert
Systeme, die keine automatische Archivierung bieten, laden zu Datenverlust ein. Cloudbasierte Lösungen speichern alle Daten dauerhaft und sicher – zugänglich, auch wenn ein Rechner defekt ist.

Was Workplan.Digital erfüllt – und was nicht erfüllt werden muss

Workplan.Digital ist so aufgebaut, dass die rechtlichen Anforderungen ohne Zusatzaufwand erfüllt werden:

• Anfang, Ende, Pausen: Alle Buchungen werden mit Zeitstempel gespeichert
• Korrekturprotokoll: Jede Änderung ist mit Datum, Uhrzeit und Benutzer dokumentiert
• Revisionssicher: Buchungen können nicht spurlos gelöscht oder verändert werden
• Einsichtsrecht: Jede Mitarbeiterin sieht ihre eigenen Buchungen jederzeit
• Exportfunktion: Monatsberichte als PDF oder CSV – direkt für Steuerberater und Lohnbuchhaltung
• DSGVO-konform: Server in Deutschland, Auftragsverarbeitungsvertrag inklusive

Was nicht erfüllt werden muss: ein aufwändiges internes Kontrollsystem, ein Betriebsrat-Abschluss oder eine spezielle Zertifizierung der Software. Das Recht verlangt Verlässlichkeit, nicht Komplexität.

Häufig gestellte Fragen

Gilt das Urteil auch für Ärzte selbst?

Das BAG-Urteil betrifft die Pflichten von Arbeitgebern gegenüber Arbeitnehmern. Praxisinhaber als Selbstständige sind nicht erfasst. Angestellte Ärzte im MVZ oder in einer Gemeinschaftspraxis fallen dagegen als Arbeitnehmer unter die Pflicht.

Was passiert bei Verstößen?

Direkte Bußgelder für fehlende Zeiterfassung gibt es nach aktuellem Stand noch nicht. Das Risiko liegt aber im Arbeitsrechtsstreit: Ohne Zeiterfassung ist es für den Arbeitgeber schwer zu beweisen, dass keine Überstunden entstanden sind. Im Zweifel muss er zahlen – ohne belastbare Aufzeichnungen.

Müssen Mitarbeitende selbst stempeln oder darf das jemand anderes tun?

Die Erfassung kann durch die Mitarbeitenden selbst, durch die Praxisleitung oder durch ein technisches System (z. B. NFC-Terminal) erfolgen. Wichtig ist, dass die Buchungen korrekt und nachvollziehbar sind.

Fazit

Das BAG-Urteil von 2022 hat die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung für alle Arbeitgeber konkretisiert – und das schließt Arztpraxen ausdrücklich ein. Wer noch keine rechtssichere Lösung hat, sollte jetzt handeln: nicht wegen drohender Bußgelder, sondern weil im Streitfall die Beweislast beim Arbeitgeber liegt.

Workplan.Digital macht die Umsetzung einfach: Ihre Mitarbeitenden stempeln per App, Browser oder NFC-Chipkarte – und Sie haben jederzeit einen vollständigen, revisionssicheren Überblick. Die Einrichtung dauert keine zwei Stunden.