Zeiterfassung in der Zahnarztpraxis: Was Praxisinhaber und ZFAs wissen müssen

Inhalt

• Zeiterfassung in der Zahnarztpraxis: eine gesetzliche Pflicht
• Arbeitszeitmodelle: ZFA, Prophylaxe, Abrechnung
• Warum Papier-Stundenzettel in der Praxis scheitern
• Digitale Zeiterfassung per App und Browser
• NFC-Chipkarte: Stempeln am Empfang ohne App-Start
• DSGVO und Datenschutz in der Zahnarztpraxis
• Fazit und nächste Schritte

In der Zahnarztpraxis laufen viele Dinge gleichzeitig. Behandlungszimmer, Empfang, Prophylaxe und Abrechnung – das Team arbeitet in verschiedenen Schichten, Teilzeitmodellen und mit unterschiedlichen Stundenplänen. Gerade deshalb wird die Zeiterfassung oft stiefmütterlich behandelt: Zettel auf dem Schreibtisch, Excel-Tabellen per E-Mail, oder noch immer die handschriftliche Liste im Sozialraum. Das ist nicht nur unbequem – es ist seit dem BAG-Urteil von 2022 auch rechtlich riskant.

In diesem Artikel erfahren Sie, welche Anforderungen für Zahnarztpraxen gelten, warum klassische Lösungen daran scheitern und wie eine digitale Zeiterfassung den Praxisalltag für ZFAs, Prophylaxemitarbeiterinnen und das Abrechnungsteam konkret erleichtert.

Zeiterfassung in der Zahnarztpraxis: eine gesetzliche Pflicht

Mit dem Grundsatzurteil des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) wurde klargestellt: Arbeitgeber sind bereits nach geltendem Recht verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden objektiv, verlässlich und zugänglich zu erfassen. Das gilt für jede Praxis – unabhängig von Größe, Rechtsform oder Branche.

Für Zahnarztpraxen bedeutet das konkret: Wer noch mit handschriftlichen Stundenzetteln oder ungesicherten Excel-Tabellen arbeitet, bewegt sich auf dünnem Eis. Im Streitfall – zum Beispiel bei einer Klage auf Überstundenvergütung – liegt die Beweislast beim Arbeitgeber. Wer keine lückenlose Dokumentation vorweisen kann, verliert diesen Streit in der Regel.

Hinzu kommt: Zahnarztpraxen sind häufig tarifgebunden (KZVB, LZÄK-Tarifverträge) oder unterliegen den Bestimmungen des TVöD. Viele dieser Tarifverträge enthalten eigene Vorgaben zur Arbeitszeiterfassung, Pausenregelung und Überstundendokumentation. Wer diese nicht einhält, riskiert nicht nur Nachzahlungen, sondern auch Probleme bei der nächsten Lohnprüfung durch den Steuerberater oder das Finanzamt.

Arbeitszeitmodelle: ZFA, Prophylaxe, Abrechnung

Was die Zeiterfassung in der Zahnarztpraxis besonders komplex macht, sind die unterschiedlichen Arbeitszeitmodelle innerhalb eines einzigen Teams:

• Zahnmedizinische Fachangestellte (ZFAs) arbeiten häufig in festen Kern- und Randzeiten, manchmal mit rollierenden Diensten für Früh- und Spätschichten – je nach Behandlungskalender.
• Prophylaxe-Mitarbeiterinnen sind oft auf feste Behandlungsslots angewiesen und haben eine gleichmäßige, planbare Wochenarbeitszeit – aber mit vielen Teilzeitanteilen.
• Abrechnungsteam und Verwaltung können ganz anders strukturiert sein: Homeoffice-Anteile, Gleitzeit oder projektbezogene Mehrarbeit während der Abrechnungsperioden.

Ein Stundenzettel-System, das für alle diese Gruppen funktioniert, muss flexibel genug sein, um verschiedene Arbeitszeitkategorien zu erfassen, und einfach genug, damit niemand aus dem Team eine Schulung braucht.

Warum Papier-Stundenzettel in der Praxis scheitern

Papierzettel sind in der Zahnarztpraxis aus mehreren Gründen ein echtes Problem:

Fehleranfälligkeit: Wer täglich zwischen Behandlungszimmer, Empfang und Sterilisation wechselt, denkt nicht immer daran, den Kommen- und Gehen-Zeitpunkt sofort zu notieren. Die Zeiten werden am Nachmittag oder am Wochenende aus dem Gedächtnis eingetragen – ungenau und rechtlich nicht belastbar.

Kein Überblick: Die Praxisleitung sieht erst am Monatsende, ob Überstunden entstanden sind. Korrekturen sind dann kaum noch möglich – weder für die Abrechnung noch für die Urlaubsplanung.

Archivierungspflicht: Arbeitszeitnachweise müssen nach deutschem Recht mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden (§ 17 MiLoG). Papierzettel gehen verloren, werden unleserlich oder lagern in Ordnern, die im Notfall niemand findet.

Lohnabrechnung wird zeitaufwendig: Steuerberater und Lohnbuchhaltung können Papierzettel nicht direkt übernehmen. Das bedeutet manuelles Abtippen, Prüfen und Nachfragen – Arbeit, die sich jede Praxisverwaltung sparen kann.

Digitale Zeiterfassung per App und Browser

Eine digitale Zeiterfassung löst alle diese Probleme in einem Schritt. Mit Workplan.Digital erfassen Ihre Mitarbeitenden ihre Arbeitszeiten per Smartphone-App oder direkt im Browser – ohne Installation, ohne Einarbeitung.

Der Ablauf ist denkbar einfach: Mitarbeitende öffnen die Web-App, tippen auf „Kommen" und auf „Gehen". Pausen werden optional manuell eingetragen oder – besser – über automatische Pausenregeln gesteuert. Die Praxisleitung sieht in Echtzeit, wer gerade im Dienst ist und wer Pause hat.

Besonders hilfreich ist die Korrekturhistorie: Wenn eine ZFA ihre Zeit nachträglich anpassen möchte (z. B. weil sie vergessen hat zu stempeln), kann sie das selbst beantragen. Die Praxisleitung genehmigt die Korrektur – und alles ist transparent dokumentiert. Kein Radiergummi, keine durchgestrichenen Einträge.

Am Monatsende erstellt Workplan automatisch einen Stundenzettel-Export, der direkt an den Steuerberater oder die Lohnbuchhaltung weitergegeben werden kann. Das spart im Durchschnitt mehrere Stunden Verwaltungsarbeit pro Monat.

NFC-Chipkarte: Stempeln am Empfang ohne App-Start

Für Praxen, in denen nicht jede Mitarbeiterin täglich mit dem Smartphone am Empfang steht, bietet Workplan eine besonders praxisnahe Lösung: das NFC-Terminal.

Dabei erhält jede Mitarbeiterin eine persönliche Chipkarte – ähnlich einer Kreditkarte. Ein USB-Kartenleser wird am Empfangs-PC angeschlossen. Wer die Praxis betritt, hält die Karte kurz ans Lesegerät – fertig. Die Buchung erfolgt in Echtzeit, ohne App-Start, ohne Login, ohne Tippen.

Das ist besonders nützlich für:

• ZFAs, die direkt vom Umkleideraum in den Behandlungsraum gehen – keine Zeit für App-Handling
• Empfangsmitarbeiterinnen, die gleichzeitig Patienten begrüßen und nicht auf ihr Handy schauen wollen
• Praxen mit Mitarbeitenden, die kein eigenes Smartphone nutzen möchten oder dürfen

Der Kartenleser und die Chipkarten sind im Pro-Paket von Workplan.Digital enthalten. Die Einrichtung dauert weniger als 15 Minuten.

DSGVO und Datenschutz in der Zahnarztpraxis

Zahnarztpraxen verarbeiten täglich sensible Patientendaten – da stellt sich zu Recht die Frage, wie das mit einer Cloud-basierten Zeiterfassungssoftware zusammenpasst.

Workplan.Digital verarbeitet ausschließlich Arbeitszeitdaten, keine Patienteninformationen. Die Server stehen in Deutschland, die Verarbeitung erfolgt nach DSGVO. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) wird bei Vertragsschluss automatisch bereitgestellt – das ist für Zahnarztpraxen als gesundheitliche Einrichtung besonders wichtig.

Mitarbeitende können ihre eigenen Zeitbuchungen einsehen, aber nicht die Daten von Kolleginnen. Praxisleitung und Administrator haben vollständigen Zugriff. Berechtigungen lassen sich granular steuern.

Fazit und nächste Schritte

Zeiterfassung in der Zahnarztpraxis ist kein bürokratisches Extra, sondern seit 2022 gesetzliche Pflicht – und mit der richtigen Software kein nennenswerter Aufwand mehr. Statt monatlicher Zettelwirtschaft und mühsamem Abtippen haben Sie als Praxisinhaber jederzeit einen aktuellen Überblick über die Arbeitszeiten Ihres Teams. Und Ihre ZFAs stempeln einfach per App oder NFC-Chipkarte – in drei Sekunden, ohne Nachdenken.

Workplan.Digital ist speziell für kleine Praxen entwickelt: keine langen Einführungsprojekte, keine IT-Abteilung erforderlich. Sie richten Ihre Praxis in etwa einer Stunde ein und können am nächsten Tag mit dem gesamten Team starten.