Vertrauensarbeitszeit und Zeiterfassungspflicht: Geht das zusammen?

Inhalt

• Was bedeutet Vertrauensarbeitszeit?
• Das BAG-Urteil 2022: Warum Vertrauensarbeitszeit unter Druck geriet
• Vertrauensarbeitszeit und Zeiterfassung sind kein Widerspruch
• So lassen sich Vertrauen und Erfassung praktisch vereinbaren
• Vor- und Nachteile für Betriebe
• Fünf Tipps für die Einführung

Was bedeutet Vertrauensarbeitszeit?

Vertrauensarbeitszeit ist ein Arbeitszeitmodell, bei dem nicht die Anwesenheit im Vordergrund steht, sondern das Ergebnis. Mitarbeitende bestimmen Beginn, Ende und häufig auch die Verteilung ihrer täglichen Arbeitszeit weitgehend selbst; der Betrieb verzichtet auf eine klassische Kontrolle der Anwesenheit und vertraut darauf, dass die vereinbarte Arbeitsleistung erbracht wird. Entscheidend ist die Erfüllung der Aufgaben, nicht das Stempeln zu festen Uhrzeiten.

Das Modell ist vor allem in Agenturen, Kanzleien, IT-Teams und Büro- sowie Dienstleistungsunternehmen verbreitet, findet sich aber zunehmend auch dort, wo eigenverantwortliches Arbeiten gefragt ist. Für viele Beschäftigte ist die damit verbundene Flexibilität ein echter Vorteil – und für Betriebe ein Argument im Wettbewerb um Fachkräfte. Wichtig ist die Abgrenzung: Vertrauensarbeitszeit heißt nicht, dass keine Arbeitszeit mehr gilt, sondern dass ihre Lage flexibel ist. Die vertraglich vereinbarte Stundenzahl bleibt bestehen. Doch seit einem wegweisenden Urteil steht die Frage im Raum, ob Vertrauensarbeitszeit überhaupt noch zulässig ist.

Das BAG-Urteil 2022: Warum Vertrauensarbeitszeit unter Druck geriet

Mit dem Beschluss vom 13. September 2022 hat das Bundesarbeitsgericht klargestellt, dass Arbeitgeber verpflichtet sind, die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten zu erfassen. Das Gericht leitet diese Pflicht aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG ab und stützt sich auf das Urteil des Europäischen Gerichtshofs vom 14. Mai 2019, das ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Erfassung der Arbeitszeit fordert.

Viele Betriebe verstanden das zunächst als das Ende der Vertrauensarbeitszeit – schließlich schien die neue Erfassungspflicht dem Gedanken des Vertrauens zu widersprechen. Diese Sorge ist jedoch unbegründet: Weder das BAG noch der EuGH haben ein bestimmtes Arbeitszeitmodell verboten. Verlangt wird lediglich, dass die geleistete Arbeitszeit dokumentiert wird. Wie das geschieht und wer die Zeiten einträgt, bleibt weitgehend Sache der betrieblichen Organisation.

Vertrauensarbeitszeit und Zeiterfassung sind kein Widerspruch

Der scheinbare Gegensatz löst sich auf, sobald man Erfassung und Kontrolle voneinander trennt. Zeiterfassung bedeutet nicht, dass Führungskräfte jeden Arbeitsschritt überwachen. Sie bedeutet nur, dass festgehalten wird, wann und wie lange gearbeitet wurde. Die Verantwortung für die Aufzeichnung darf der Betrieb dabei an die Mitarbeitenden delegieren – die Beschäftigten tragen ihre Zeiten also selbst ein, während die Gesamtverantwortung beim Arbeitgeber verbleibt.

Damit bleibt der Kern der Vertrauensarbeitszeit erhalten: Mitarbeitende gestalten ihren Arbeitstag flexibel und eigenverantwortlich. Gleichzeitig entsteht eine belastbare Dokumentation, die im Streitfall beide Seiten schützt und die gesetzlichen Grenzen des Arbeitszeitgesetzes im Blick behält. Denn auch bei Vertrauensarbeitszeit gelten die werktägliche Höchstarbeitszeit (§ 3 ArbZG), die Ruhepausen (§ 4 ArbZG) und die tägliche Ruhezeit von grundsätzlich elf Stunden (§ 5 ArbZG) unverändert weiter.

Die genaue gesetzliche Ausgestaltung – etwa die Frage, ob und wann elektronisch aufgezeichnet werden muss – wird derzeit noch konkretisiert. Die grundsätzliche Pflicht zur Erfassung besteht jedoch bereits jetzt. Betriebe, die frühzeitig eine praktikable Lösung einführen, sind damit auf der sicheren Seite und müssen später nicht nachjustieren.

So lassen sich Vertrauen und Erfassung praktisch vereinbaren

In der Praxis gelingt der Spagat am besten mit einer unkomplizierten digitalen Lösung, die Mitarbeitende nicht bevormundet. Statt einer starren Stechuhr genügt eine Zeiterfassung per App oder Browser, mit der Beschäftigte ihre Arbeitszeiten selbst und ortsunabhängig eintragen – ob im Büro, im Homeoffice oder unterwegs. Der Aufwand bleibt gering, und das Vertrauensprinzip wird nicht untergraben.

Der eigentliche Mehrwert entsteht im Hintergrund: Das System summiert geleistete Stunden automatisch, führt ein Arbeitszeitkonto mit Plus- und Minusstunden und stellt die Zahlen übersichtlich bereit. Über Auswertungen und den Monatsexport fließen die erfassten Zeiten ohne manuelles Übertragen in die Lohnabrechnung. Und weil Urlaub und Krankheit im selben System liegen, behalten Führungskräfte mit der Abwesenheitsverwaltung den Überblick, ohne den einzelnen Arbeitstag kontrollieren zu müssen.

Vor- und Nachteile für Betriebe

Vertrauensarbeitszeit bringt handfeste Vorteile, will aber bewusst gestaltet sein:

• Attraktivität als Arbeitgeber: Flexibilität ist für viele Fachkräfte ein wichtiges Kriterium bei der Jobwahl.
• Eigenverantwortung und Motivation: Wer seine Zeit selbst einteilt, arbeitet oft engagierter und zufriedener.
• Weniger Verwaltungsaufwand im Alltag: Feste Anwesenheitskontrollen entfallen.

Dem stehen Punkte gegenüber, die im Blick bleiben müssen: Ohne verlässliche Erfassung drohen unbemerkte Überlastung, Verstöße gegen Höchstarbeitszeiten und rechtliche Risiken. Auch die faire Vergütung von Mehrarbeit lässt sich ohne dokumentierte Zeiten kaum sicherstellen. Genau diese Schwachstellen gleicht eine digitale Zeiterfassung aus, ohne den Vertrauensgedanken aufzugeben.

Fünf Tipps für die Einführung

1. Erwartungen klären: Halten Sie schriftlich fest, welche Ziele und Kernzeiten gelten und wie Erreichbarkeit geregelt ist.
2. Erfassung einfach halten: Wählen Sie eine Lösung, die sich in Sekunden bedienen lässt, damit sie akzeptiert wird.
3. Grenzen automatisch überwachen: Lassen Sie das System bei drohender Überschreitung der Höchstarbeitszeit warnen.
4. Transparenz schaffen: Geben Sie Mitarbeitenden Einblick in ihr Arbeitszeitkonto – das stärkt das Vertrauen zusätzlich.
5. Regelmäßig auswerten: Prüfen Sie in ruhigem Rhythmus, ob Belastung und Ausgleich stimmen, statt einzelne Tage zu kontrollieren.

Vertrauensarbeitszeit und gesetzliche Zeiterfassung passen also sehr gut zusammen – vorausgesetzt, der Betrieb setzt auf ein Werkzeug, das Erfassung ermöglicht, ohne zu kontrollieren. So bleibt die Flexibilität, die das Modell so attraktiv macht, erhalten, und die rechtlichen Anforderungen sind zugleich erfüllt.