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Warum der Typ den Unterschied macht
Ein freier Tag ist nicht gleich ein freier Tag. Urlaub zehrt vom Jahresanspruch, Krankheit nicht. Eine Fortbildung ist Arbeitszeit, auch wenn niemand im Betrieb war. Wer all das nur als „abwesend“ erfasst, verliert genau die Information, auf die es am Monatsende ankommt. Mit Version 2.5 unterscheidet Workplan Abwesenheiten deshalb nach Typ.
Bisher stand hinter einem Eintrag im Kalender vor allem eines: Diese Person war nicht da. Für die Personalplanung reicht das. Für alles danach nicht.
Denn am Typ hängen die Folgefragen. Wird der Tag vom Urlaubskonto abgezogen? Fließt er in die Lohnabrechnung ein? Braucht es einen Nachweis, und ab wann? Zählt die Zeit als Arbeitszeit oder als Ausfall? Wer diese Unterscheidung nicht im System hat, trifft sie am Monatsende im Kopf – oder auf einem Notizzettel neben dem Bildschirm. Beides ist fehleranfällig, und beides lässt sich später nicht mehr nachvollziehen.
Mit typisierten Abwesenheiten steht die Information dort, wo sie hingehört: am Eintrag selbst. Auswertungen zeigen damit nicht mehr nur, wie viele Tage jemand gefehlt hat, sondern auch warum – sauber getrennt und ohne manuelles Sortieren.
Was Version 2.5 mitbringt
Sechs Typen stehen ab sofort zur Auswahl – und jeder von ihnen beantwortet eine andere Frage:
- Krank ohne Attest und Krank mit Attest sind bewusst getrennt. Denn die Krankmeldung und der Nachweis sind zwei verschiedene Dinge: Der Anruf am Morgen kommt sofort, die Bescheinigung oft Tage später. Mit zwei Typen sehen Sie auf einen Blick, für welche Fehltage noch ein Attest aussteht – statt es aus dem Gedächtnis rekonstruieren zu müssen.
- Urlaub ist der Klassiker und der einzige Typ, der vom Erholungsurlaubsanspruch zehrt.
- Bildungsurlaub sieht auf den ersten Blick aus wie Urlaub, ist aber etwas anderes: In den meisten Bundesländern besteht darauf ein eigener gesetzlicher Anspruch, der zusätzlich zum Erholungsurlaub gilt. Wer beides in einen Topf wirft, rechnet Mitarbeitenden Tage an, die ihnen gar nicht abgezogen werden dürfen.
- Kindkrank betrifft nicht die Erkrankung der Mitarbeitenden selbst, sondern die des Kindes – mit eigenem Kontingent und eigener Abrechnungslogik.
- Zeitausgleich schließlich ist gar keine klassische Abwesenheit, sondern das Gegenstück zur Mehrarbeit: Der Tag geht nicht vom Urlaubskonto ab, sondern baut aufgebaute Überstunden wieder ab.
Der Typ hängt am Eintrag selbst. Damit lassen sich Abwesenheiten in der Übersicht sauber auseinanderhalten und getrennt auswerten – ohne Nachsortieren am Monatsende.
Der Grundstein für eigene Typen
Jeder Betrieb kennt Sonderfälle, die in keine Standardliste passen – vom Jubiläumstag über den Umzugstag bis zur betrieblich geregelten Freistellung. Genau darauf zielt der Umbau: Die Typisierung in Version 2.5 ist so angelegt, dass sich künftig auch eigene Abwesenheitstypen anlegen lassen.
In dieser Version sind es noch die vorgegebenen Typen. Die Struktur dahinter ist aber bereits die, auf der eigene Typen aufsetzen werden.
Abwesenheiten sauber getrennt erfassen →
Mit Workplan sehen Sie nicht nur, wer fehlt, sondern auch aus welchem Grund – bereit für Urlaubskonto und Lohnabrechnung.
