Workplan 2.6: Arbeitszeiten, die stimmen – und nachvollziehbar bleiben

Inhalt

• Erfasst wird, was war – nicht, was wird
• Nachvollziehbar bis ins Detail
• Sicherer anmelden

Erfasst wird, was war – nicht, was wird

Es ist 13:32 Uhr. Eine Mitarbeiterin trägt ihre Arbeitszeit für heute ein: 08:00 bis 15:00 Uhr. Der Eintrag steht, der Tag ist erledigt – nur ist es eben noch nicht 15:00 Uhr. Was da im System steht, ist keine erfasste Arbeitszeit, sondern eine Absicht.

Für die Lohnabrechnung ist das ein Unterschied, der zählt. Der Nachmittag kann anders laufen als geplant: Ein Termin verschiebt sich, ein Auftrag dauert länger als gedacht, jemand geht früher nach Hause. Wird der Eintrag dann nicht korrigiert – und das passiert im Alltag zuverlässig –, steht am Monatsende eine Zahl im Stundenzettel, die sich nicht mehr überprüfen lässt. Genau das soll die gesetzliche Aufzeichnungspflicht verhindern.

Mit Version 2.6 legen Sie deshalb selbst fest, wie weit im Voraus Arbeitszeiten eingetragen werden dürfen. Die Einstellung finden Sie unter Einstellungen › Zeiterfassung im Bereich „Zeiterfassung“:

Steht die Auswahl auf „Nur bis jetzt“, lassen sich Zeiten nur bis zum aktuellen Zeitpunkt erfassen. Der zulässige Rahmen wird außerdem direkt im Eingabeformular angezeigt – man sieht also schon beim Ausfüllen, welcher Zeitraum möglich ist, statt erst beim Speichern auf eine Meldung zu stoßen.

Für Administratoren bleibt alles wie gewohnt: Nachträge und Korrekturen sind weiterhin uneingeschränkt möglich. Solche Fälle kennt jeder Betrieb – die vergessene Samstagsschicht, der Tag, der versehentlich als Urlaub im Kalender stand. Diese Korrekturen gehören in die Hand derer, die sie verantworten können.

Nachvollziehbar bis ins Detail

Änderungen an Arbeitszeiten werden in Workplan protokolliert: Wer hat wann welchen Eintrag angefasst? Diese Nachvollziehbarkeit haben wir mit Version 2.6 weiter ausgebaut. Das Änderungsprotokoll deckt jetzt mehr Vorgänge ab und macht Änderungen im Nachhinein leichter zuordenbar.

Der Nutzen zeigt sich immer dann, wenn Fragen aufkommen. Ein Mitarbeitender ist sich sicher, am Dienstag länger geblieben zu sein, im Stundenzettel steht etwas anderes. Oder eine Korrektur soll Monate später noch einmal erklärt werden. In beiden Fällen liegt die Antwort im Protokoll – statt in Erinnerungen oder E-Mail-Verläufen.

So bleibt jede Korrektur belegbar, ohne dass jemand im Team daran denken muss. Sie können sich darauf verlassen, dass Ihre Dokumentation vollständig ist – auch dann, wenn Sie erst viel später hineinschauen.

Sicherer anmelden

Rund um Anmeldung und Registrierung bringt Version 2.6 zwei Verbesserungen mit:

• Passwörter mit mindestens zwölf Zeichen. Neue Passwörter müssen ab sofort zwölf Zeichen oder länger sein. Zusätzlich prüft Workplan, ob ein Passwort bereits in einem bekannten Datenleck aufgetaucht ist – falls ja, weisen wir direkt bei der Eingabe darauf hin. Bestehende Passwörter bleiben gültig; die Regel greift beim Anlegen und beim Ändern.
• Klarere Hinweise in den Formularen. Wird eine Eingabe nicht akzeptiert, steht der Hinweis jetzt direkt am betroffenen Feld – in Deutsch, Englisch oder Türkisch, passend zur eingestellten Sprache.